JAKARTA - Surat dinas adalah surat resmi yang dikeluarkan instansi atau lembaga untuk menyampaikan informasi terkait tugas dan tanggung jawab institusi.

Surat dinas berfungsi sebagai media komunikasi tertulis antara pihak-pihak terkait, baik itu dari individu kepada lembaga, atau sebaliknya. 

Surat ini memiliki berbagai jenis dan tujuan, yang akan dijelaskan lebih lanjut dalam artikel ini, termasuk contoh serta syarat-syarat dalam pembuatan surat dinas. 

Surat dinas adalah alat penting dalam mendokumentasikan komunikasi resmi antar pihak terkait.

Perbedaan Surat Dinas dan Surat Pribadi

Sebelum membahas lebih lanjut tentang surat dinas, penting untuk mengetahui perbedaannya dengan surat pribadi. Surat dinas ditulis dengan bahasa formal, menggunakan kata baku serta tata tulis yang sesuai dengan kaidah EYD. 

Sementara itu, surat pribadi biasanya dibuat untuk keperluan pribadi antara satu individu dengan lainnya, tanpa mengedepankan formalitas. 

Bahasa yang digunakan dalam surat pribadi lebih bebas dan bisa menyesuaikan dengan siapa surat itu ditujukan. 

Salam pembuka dan penutup dalam surat pribadi juga lebih fleksibel, dan seringkali menggunakan kata ganti orang pertama dan kedua.

Surat Dinas adalah

Surat dinas adalah media komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan berbagai hal yang berkaitan dengan urusan kedinasan, seperti pemberitahuan, pernyataan resmi, permintaan, distribusi dokumen atau barang, maupun keperluan institusional lainnya kepada pihak di luar organisasi pengirim.

Berdasarkan definisi dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, surat ini merupakan dokumen yang dikirim oleh instansi pemerintah dan biasanya tidak terkait dengan biaya pengiriman.

Mengacu pada informasi dari Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia, surat jenis ini bersifat formal dan memiliki kekuatan hukum. 

Sebagai dokumen resmi, keberadaannya tak hanya berfungsi sebagai alat komunikasi, tetapi juga berperan sebagai bukti administratif serta catatan historis dari aktivitas lembaga.

Oleh karena itu, penyusunan surat resmi semacam ini wajib mengikuti aturan yang berlaku, seperti penggunaan bahasa Indonesia yang sesuai kaidah, penyampaian isi secara jelas dan efisien, serta ketelitian dalam penyusunannya agar sesuai dengan tujuan yang dimaksudkan.

Pengertian Surat Dinas Menurut Para Ahli

Menurut pandangan Badudu, surat dinas ditulis menggunakan bahasa yang mengikuti aturan yang telah ditetapkan, baik dari segi struktur kata dan kalimat, penggunaan tanda baca, penataan paragraf, maupun aspek kebahasaan lainnya yang bersifat formal dan teratur.

Sementara itu, Soedjito dan Solchan menjelaskan bahwa surat ini dikirim antara instansi pemerintahan dan/atau swasta. 

Bahasa yang digunakan harus mengikuti kaidah bahasa Indonesia yang berlaku, mulai dari ejaan, pemilihan diksi, hingga konstruksi kalimat. 

Gaya bahasa yang diterapkan harus efektif, yang berarti disampaikan secara singkat, jelas, sopan, mudah dipahami, dan tetap menarik.

Pendapat lain dari Mustakim menyebutkan bahwa surat jenis ini berperan sebagai sarana komunikasi tertulis yang berkaitan langsung dengan aktivitas serta urusan kedinasan dalam lingkup instansi tertentu.

Sudaryono juga berpendapat bahwa surat dinas tergolong sebagai surat resmi, yang memiliki legalitas karena berasal dari pihak berwenang atau instansi pemerintah, serta dikeluarkan sesuai aturan yang berlaku dalam lingkungan pemerintahan atau lembaga yang berwenang.

Jenis Surat Dinas Berdasarkan Tujuan dan Fungsi

Jenis-jenis surat ini dapat diklasifikasikan berdasarkan fungsi serta tujuannya, antara lain sebagai berikut:

Surat Undangan

Merupakan surat yang berfungsi untuk mengajak individu atau kelompok menghadiri suatu kegiatan yang diselenggarakan oleh organisasi. 

Kata "undangan" berasal dari bentuk dasar "undang" yang diberi akhiran "-an", yang mengandung makna memanggil.

Surat Edaran

Surat ini dikirim ke berbagai penerima dengan isi yang sama. Tujuannya adalah agar semua pihak yang menerima surat memperoleh informasi yang seragam. 

Dalam bahasa Inggris, surat edaran dikenal dengan sebutan circular, sementara dalam bahasa Belanda disebut rondshijven.

Surat Perintah

Dokumen ini ditujukan kepada individu atau bagian tertentu dalam sebuah organisasi, isinya memuat perintah untuk melaksanakan tugas sebagaimana tercantum di dalam surat tersebut.

Surat Instruksi

Jenis surat ini juga berisi perintah, namun dilengkapi dengan panduan pelaksanaan secara rinci. 

Perbedaannya dengan surat perintah terletak pada sifatnya yang lebih mendekati pengajaran atau pengarahan, bukan sekadar memerintah.

Surat Tugas

Dokumen ini memberikan penugasan resmi dari lembaga atau organisasi kepada pegawai atau pejabat untuk menjalankan suatu kegiatan tertentu yang berkaitan dengan kepentingan organisasi tersebut.

Surat Permohonan

Berisi permintaan resmi kepada pihak lain agar dapat melakukan suatu hal atau mendapatkan sesuatu yang berkaitan dengan urusan organisasi atau institusi.

Surat Perjalanan Dinas

Surat ini menjelaskan bahwa seseorang ditugaskan oleh institusi atau lembaga untuk melakukan kunjungan atau perjalanan ke tempat tertentu dalam rangka menyelesaikan tugas yang telah ditentukan.

Surat Keputusan

Surat yang memuat kebijakan atau arahan resmi terkait pelaksanaan suatu peraturan yang telah dibuat oleh lembaga tertentu. Surat ini mencerminkan otoritas serta citra profesional organisasi yang menerbitkannya.

Jenis Surat Dinas Berdasarkan Sifat Keamanannya

Berdasarkan tingkat kerahasiaannya, surat resmi dapat dibagi menjadi empat jenis, yaitu:

Surat Sangat Rahasia

Dokumen ini memuat informasi yang sangat penting dan berkaitan langsung dengan keamanan negara. 

Biasanya surat ini diberi tanda SR atau SRHS dan hanya boleh diakses oleh pihak yang memang memiliki wewenang. Penyampaiannya pun sangat terbatas demi menjaga kerahasiaannya.

Surat Rahasia

Surat jenis ini juga berisi hal-hal penting, namun tingkat kerahasiaannya berada satu tingkat di bawah surat sangat rahasia. Diberi kode R atau RHS, surat ini ditujukan hanya kepada pihak tertentu yang berhak mengetahuinya. 

Biasanya, pengiriman surat ini menggunakan dua lapis sampul, dengan kode R atau RHS pada sampul bagian dalam, sedangkan sampul luar tidak mencantumkan kode khusus.

Surat Terbatas

Surat ini hanya diperuntukkan bagi pihak tertentu dalam jabatan atau posisi tertentu yang telah ditetapkan sebagai penerima yang berhak. Isi surat ini tidak boleh disebarluaskan secara umum.

Surat Biasa

Jenis surat ini memuat informasi umum yang tidak bersifat rahasia. Siapa pun dapat membaca isi surat ini. Contoh surat yang termasuk kategori ini adalah undangan, surat edaran, surat tugas, dan pemberitahuan.

Jenis Surat Dinas Menurut Tingkat Penyelesaian

Jika dilihat dari tingkat urgensinya, surat resmi dapat dikelompokkan menjadi tiga kategori:

-Surat Sangat Segera

-Surat Segera

-Surat Biasa

-Surat yang tergolong sangat segera merupakan surat dengan tingkat prioritas tertinggi dalam penanganannya. 

Apabila dalam surat tersebut terdapat permintaan tanggapan, maka pihak penerima wajib segera memberikan respons atau menyiapkan jawabannya tanpa menunda-nunda.

Ciri-ciri Surat Dinas

Surat dinas yang disusun memiliki sejumlah karakteristik sebagai berikut:

-Menggunakan bahasa resmi yang sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia serta mengikuti pedoman Ejaan yang Disempurnakan (EYD).

-Memiliki kop surat yang mencantumkan nama instansi atau lembaga yang menerbitkannya.

-Disusun dengan kalimat yang ringkas, padat, efisien, dan mudah dipahami sesuai dengan konteks isi surat.

-Menghindari penggunaan bahasa yang tersirat, sehingga seluruh isi disampaikan secara langsung dan jelas dengan format yang telah ditentukan.

-Umumnya memuat informasi seperti nomor surat, tanggal, perihal, alamat tujuan, serta lampiran apabila ada.

-Pada kondisi tertentu, surat ini bisa dilengkapi dengan cap atau stempel resmi.

-Biasanya disertai salam pembuka dan penutup sebagai bentuk etika serta kesopanan dalam komunikasi resmi.

Fungsi Surat Dinas

Setelah membahas mulai dari definisi hingga berbagai jenisnya, kini pembahasan berlanjut pada fungsi dari surat dinas. Dalam praktiknya, surat jenis ini memiliki sejumlah peran penting, yaitu:

-Berfungsi sebagai media untuk menyampaikan informasi atau pemberitahuan dari satu pihak kepada pihak lain mengenai hal tertentu.

-Menjadi dokumen tertulis yang sah dan dapat dipertanggungjawabkan karena biasanya dicetak dalam bentuk fisik.

-Dapat dijadikan acuan dalam menjalankan suatu kegiatan, terutama karena isinya mencantumkan langkah-langkah atau kebutuhan pekerjaan tertentu.

-Bertindak sebagai pengingat bagi penerimanya, baik individu, instansi, maupun organisasi.

-Menjadi catatan arsip yang dapat digunakan sebagai bukti historis maupun kronologis ketika dibutuhkan di kemudian hari.

-Melihat dari beragam fungsinya, surat dinas umumnya disusun oleh lembaga pemerintah atau perusahaan. 

Oleh karena itu, penyusunannya tidak boleh sembarangan dan harus memperhatikan struktur yang berlaku dengan cermat.

Struktur Surat Dinas

Struktur surat ini pada dasarnya tidak jauh berbeda dengan surat resmi lainnya. Umumnya, penyusunan surat ini mengikuti susunan sebagai berikut:

Kop Surat (Kepala Surat)

Bagian ini biasanya mencantumkan logo lembaga atau perusahaan, nama resmi institusi yang bersangkutan, serta alamat lengkap yang bisa disertai nomor telepon atau faks milik instansi tersebut.

Nomor Surat

Setiap surat yang dikeluarkan oleh suatu instansi harus memiliki nomor surat. Tujuan dari penomoran ini adalah agar proses pencatatan dan pengarsipan surat menjadi lebih terorganisir dan mempermudah pelacakan jumlah surat yang telah dibuat dalam periode tertentu.

Tanggal Pembuatan Surat

Penulisan tanggal pada surat resmi sangat penting karena menunjukkan waktu kapan surat itu disusun atau diterbitkan.

Lampiran atau Perihal

Dalam beberapa surat, terdapat dokumen tambahan yang dilampirkan untuk mendukung isi surat utama. Selain itu, bagian ini juga bisa memuat poin penting atau inti dari isi surat.

Alamat Tujuan

Penulisan alamat tujuan harus jelas dan lengkap agar surat dapat sampai ke penerima yang dimaksud tanpa kendala dalam proses pengiriman.

Salam Pembuka

Bagian pembuka surat ini harus menggunakan bahasa formal yang sopan dan mencerminkan etika dalam korespondensi resmi.

Isi Surat

Isi merupakan komponen utama dalam sebuah surat. Informasi yang disampaikan dalam bagian ini harus disusun secara jelas, padat, dan tidak berbelit-belit, sehingga mudah dipahami oleh pembacanya.

Salam Penutup

Sama pentingnya dengan salam pembuka, bagian penutup surat menjadi penanda akhir komunikasi dalam surat dan mencerminkan kesopanan serta profesionalisme.

Tanda Tangan Pengirim

Di bagian ini tercantum nama serta tanda tangan dari pihak yang bertanggung jawab atau mewakili institusi pengirim surat.

Tembusan (CC)

Tembusan atau salinan surat biasanya disertakan jika isi surat perlu diketahui oleh pihak lain selain penerima utama.

Inisial (Kode Nama Singkatan)

Inisial merupakan singkatan nama dari orang yang menyusun konsep surat dan mengetiknya. 

Kode ini berguna untuk memudahkan proses verifikasi apabila terjadi kesalahan, sehingga pimpinan dapat dengan cepat mengetahui siapa yang harus melakukan revisi.

Sebagai penutup, surat dinas adalah alat komunikasi resmi yang penting, yang harus disusun dengan hati-hati agar dapat menyampaikan informasi dengan jelas dan tepat.