JAKARTA - Surat masuk dan surat keluar adalah bagian penting dalam sistem administrasi perusahaan yang berperan dalam pengelolaan dokumen secara menyeluruh.
Keduanya menjadi metode umum yang diterapkan untuk mengatur korespondensi perusahaan secara sistematis, terutama dengan bantuan sistem elektronik.
Pengelolaan ini mencakup proses pembuatan, pengolahan, peninjauan, hingga penentuan tujuan surat yang akan dikirim atau didistribusikan kepada pihak terkait.
Namun demikian, belum semua perusahaan menerapkan sistem pengelolaan berbasis digital. Masih banyak yang bergantung pada cara manual untuk menangani proses surat-menyuratnya.
Sayangnya, metode manual ini justru dapat memperlambat proses kerja karena memerlukan tenaga dan waktu yang lebih besar.
Beberapa tantangan yang biasa dihadapi saat mengelola surat secara manual antara lain adalah ketergantungan pada penggunaan kertas dalam jumlah banyak, perlunya ketelitian tinggi saat memverifikasi isi surat, lamanya proses persetujuan, alur disposisi yang rumit, hingga kesulitan dalam mencari atau memperbarui dokumen yang dibutuhkan.
Melalui artikel ini, kita akan mengulas lebih jauh mengenai bagaimana pengelolaan surat yang efisien dapat diterapkan dalam sebuah perusahaan.
Pembahasan meliputi pengertian, tujuan, fungsi, manfaat, jenis-jenis, serta contoh nyata dari surat yang masuk dan keluar.
Pada dasarnya, surat masuk dan surat keluar adalah elemen vital yang harus dikelola dengan tepat demi mendukung kelancaran operasional sebuah organisasi atau perusahaan.
Surat Masuk dan Surat Keluar adalah
Surat masuk dan surat keluar adalah bagian penting dalam kegiatan administrasi yang kerap dijumpai di berbagai institusi, baik di lingkungan perusahaan maupun organisasi.
Dengan memahami konsep dasar keduanya, kamu akan lebih mudah dalam mengatur atau mengelola dokumen-dokumen yang masuk maupun keluar dari suatu lembaga atau instansi.
Surat masuk merupakan dokumen yang diterima oleh suatu perusahaan, instansi, atau unit kerja tertentu. Pengirimnya bisa berasal dari luar lembaga atau bahkan dari bagian lain dalam satu institusi yang sama.
Setiap surat yang diterima memiliki nilai penting karena bisa menjadi dokumen resmi yang menjadi acuan dalam pelaksanaan kegiatan.
Karena itu, pengelolaan surat masuk harus dilakukan dengan tepat agar proses kerja dalam perusahaan dapat berjalan lancar dan terorganisir.
Sementara itu, surat keluar adalah dokumen resmi yang dikirimkan oleh perusahaan atau lembaga kepada pihak lain, baik itu individu maupun organisasi.
Surat ini dianggap sah apabila telah dilengkapi dengan elemen penting seperti tanggal, nomor surat, cap resmi, serta tanda tangan dari pihak berwenang.
Fungsi utama dari surat keluar adalah sebagai bentuk komunikasi resmi yang bisa berupa tanggapan terhadap surat yang diterima sebelumnya, atau sebagai inisiatif dalam menjalin kerja sama.
Tujuannya adalah membangun hubungan timbal balik yang saling menguntungkan. Tingkat kompleksitas dalam pengelolaan surat keluar sangat bergantung pada ukuran dan aktivitas organisasi.
Untuk perusahaan kecil, tanggung jawab ini cukup dipegang oleh satu orang. Namun di perusahaan yang lebih besar dan kompleks, pengelolaan surat biasanya dibagi di antara beberapa staf sesuai dengan peran dan fungsinya masing-masing.
Tujuan dan Fungsi Surat Masuk dan Surat Keluar
Setelah memahami arti dari surat masuk dan surat keluar, kini saatnya kita menyelami lebih dalam mengenai apa saja tujuan serta fungsi dari kedua jenis surat tersebut.
Pemahaman yang baik mengenai fungsi dan tujuannya akan sangat membantu kamu dalam melakukan pengelolaan surat dengan lebih efektif dan terorganisir di dalam sebuah perusahaan atau lembaga.
Berikut ini merupakan uraian mengenai tujuan dan peran dari surat masuk maupun surat keluar yang perlu kamu ketahui:
1. Fungsi Surat Masuk
Peran utama dari surat masuk adalah sebagai media penghubung komunikasi antara suatu instansi atau perusahaan dengan pihak eksternal. Namun lebih dari itu, surat masuk juga memiliki beberapa fungsi penting lainnya, antara lain:
-Menjadi sarana komunikasi antar pihak
-Bertindak sebagai representasi penulisnya
-Menjadi arsip historis yang dapat dijadikan acuan
-Digunakan sebagai panduan dalam melaksanakan tugas
-Berfungsi sebagai alat pengingat di kemudian hari
-Dijadikan bukti fisik secara tertulis
2. Fungsi Surat Keluar
Fungsi surat keluar pada dasarnya hampir sejalan dengan surat masuk, yaitu sebagai jembatan komunikasi resmi antara suatu institusi dengan pihak luar. Namun secara lebih spesifik, berikut ini adalah beberapa tujuan dan peran umum dari surat keluar:
-Mendukung kegiatan administrasi dan tata usaha
-Mewakili pihak penulis atau instansi pengirim
-Menjadi bentuk komunikasi formal secara tertulis
-Berfungsi sebagai dokumen bukti tertulis
-Digunakan sebagai indikator perkembangan kinerja organisasi atau perusahaan
Manfaat Mengelola Surat Masuk dan Keluar
Setiap perusahaan maupun instansi pasti membutuhkan sistem yang terstruktur dalam mengelola surat masuk dan surat keluar.
Tujuan dari pengelolaan ini adalah untuk memastikan bahwa seluruh aktivitas yang berlangsung di dalam organisasi dapat berjalan secara efisien dan mendukung pencapaian target yang telah dirancang.
Dengan menerapkan pengelolaan surat masuk dan surat keluar secara maksimal, suatu lembaga atau perusahaan bisa meraih kinerja yang lebih stabil dan bahkan mengalami peningkatan.
Hal ini terjadi karena komunikasi yang terjadi dalam organisasi menjadi lebih tertata, sehingga pengiriman serta penerimaan surat dapat dilakukan dengan lebih cepat dan sesuai sasaran.
Berikut ini beberapa keuntungan yang bisa diperoleh jika pengelolaan surat masuk dan surat keluar dilakukan secara baik:
-Semua surat yang masuk maupun keluar akan terdokumentasi secara rapi.
-Penanganan terhadap surat dilakukan sesuai prosedur yang jelas dan mudah dijalankan.
-Surat-surat masuk disimpan dan diatur secara sistematis, sehingga mudah diakses kembali saat dibutuhkan.
Bila ada surat bersifat rahasia, maka pengelolaan yang baik akan menjaga informasi tersebut tetap aman dan tidak tersebar sembarangan.
Tahapan Pengelolaan Surat Masuk
Agar proses penerimaan surat masuk dapat berjalan dengan lancar, maka setiap langkah yang dilakukan harus mengikuti tahapan yang tepat. Di bawah ini adalah urutan tahapan yang perlu dilakukan dalam proses penerimaan surat masuk:
Tahap penerimaan surat
Setiap kantor memiliki sistem tersendiri dalam menerima surat. Untuk sistem pengelolaan menggunakan buku agenda, biasanya bagian Tata Usaha yang bertugas menerima surat masuk.
Penyortiran surat
Setelah surat diterima oleh pihak Tata Usaha atau administrasi, langkah berikutnya adalah memilah surat sesuai dengan kategori atau jenisnya.
Pembukaan surat
Surat dibuka menggunakan alat khusus seperti mesin pembuka surat atau pisau khusus. Setelah dibuka, perlu dilakukan pengecekan apakah alamat yang tertera di dalam surat cocok dengan alamat di amplop.
Bila terdapat ketidaksesuaian, amplop dapat disatukan di bagian belakang surat menggunakan stapler. Namun, jika alamat pada surat dan amplop sudah sama, maka amplop tidak perlu disertakan.
Pencatatan atau registrasi surat
Surat yang masuk perlu dicatat dalam buku agenda. Proses pencatatan ini sangat penting karena dapat menjadi dasar untuk mengetahui seberapa banyak surat yang diterima dalam periode waktu tertentu, baik harian, mingguan, bulanan, maupun tahunan.
Penyisipan lembar disposisi
Setiap surat yang akan diteruskan ke pimpinan biasanya dilengkapi dengan lembar disposisi. Lembar ini berfungsi sebagai media untuk mencatat instruksi atau arahan dari pimpinan mengenai tindak lanjut surat tersebut.
Pencatatan di buku ekspedisi internal
Setelah itu, surat dicatat kembali di buku ekspedisi internal sebelum dikirimkan kepada pihak atau bagian yang bersangkutan.
Distribusi surat
Tugas berikutnya adalah mendistribusikan surat dari bagian Tata Usaha ke unit pengolah atau bagian kerja yang relevan agar surat dapat segera ditindaklanjuti.
Klasifikasi surat
Untuk mengklasifikasikan surat, petugas administrasi atau sekretaris di unit kerja harus membaca terlebih dahulu isi surat yang telah disortir.
Penyampaian surat ke pimpinan
Surat-surat yang telah disortir dan diklasifikasi kemudian disampaikan kepada pimpinan melalui tempat penyimpanan sementara seperti secretaries desk file agar pimpinan dapat memberikan arahan atau disposisi.
Tindak lanjut setelah disposisi
Jika pimpinan telah memberikan disposisi, maka terdapat tiga kemungkinan tindak lanjut yang bisa dilakukan, yaitu: surat diedarkan, surat dibalas, atau surat disimpan sebagai arsip.
Tahapan Pengelolaan Surat Keluar
Pengaturan surat keluar memiliki langkah-langkah yang berbeda dengan pengelolaan surat masuk. Berikut ini adalah sejumlah tahapan penting dalam proses penanganan surat keluar yang perlu diperhatikan:
Penyusunan konsep surat
Konsep surat, yang juga dikenal sebagai draf, disusun mengikuti format resmi surat atau menyesuaikan dengan arahan pimpinan. Oleh karena itu, setiap surat sebaiknya dimulai dari pembuatan konsep yang jelas dan sistematis.
Proses pengetikan
Setelah konsep surat mendapatkan persetujuan dan diberikan nomor serta kode surat, dokumen tersebut akan diteruskan ke unit yang bertugas mengetik.
Kepala unit pengetikan bertanggung jawab memastikan hasil ketikan sesuai dengan konsep awal dan bebas dari kesalahan. Setelah melalui tahap koreksi, surat pun dinyatakan siap untuk ditindaklanjuti.
Pengetikan akhir
Konsep yang telah final kemudian diketik ulang sebagai versi akhir di atas kertas resmi, lengkap dengan kop surat sebagai identitas lembaga atau perusahaan.
Tanda tangan surat
Surat yang telah diketik dalam format akhir kemudian diserahkan kepada pihak berwenang—biasanya pimpinan atau pejabat tertentu untuk dibubuhi tanda tangan sebagai bentuk pengesahan.
Pencatatan surat
Proses pencatatan melibatkan beberapa langkah berikut:
-Surat yang telah ditandatangani akan dilengkapi dengan stempel serta dokumen pelengkap seperti lampiran dan amplop.
-Surat tersebut kemudian dicatat ke dalam buku agenda oleh petugas pencatat (agendaris).
-Setelah pencatatan selesai, surat dinyatakan siap untuk dikirim ke pihak yang dituju.
Pengiriman surat
Pengiriman surat dapat dilakukan dengan dua metode, yaitu dikirim langsung ke penerima atau melalui layanan pos.
Penyimpanan arsip surat
Saat surat keluar diproses, salinan utama dikirim ke alamat tujuan, sedangkan salinan kedua disimpan dalam arsip. Setiap lembaga biasanya memiliki sistem pengarsipan tersendiri, tergantung pada kebutuhan dan struktur organisasinya.
Peralatan dan Perlengkapan Pengelolaan Surat
Kartu Kendali
Kartu kendali adalah media yang digunakan untuk memantau dan mengontrol proses penanganan surat masuk maupun keluar, termasuk juga surat-surat dinas lainnya.
Fungsinya bisa menggantikan peran buku agenda karena pencarian informasi lewat buku agenda seringkali memakan waktu lebih lama.
Dengan sistem pencatatan yang lebih efisien, kartu kendali memudahkan pelacakan surat sejak diterima hingga akhirnya disimpan.
Berbeda dari buku agenda yang pencatatannya bersifat kronologis, kartu kendali disusun dalam format kotak yang lebih sistematis.
Lembar Disposisi
Lembar disposisi adalah dokumen khusus yang digunakan untuk mencatat arahan atau pendapat singkat dari pimpinan terhadap isi surat.
Baik digunakan saat surat dikirim dari atasan ke bawahan, maupun sebaliknya. Kelebihannya, surat tidak perlu diperbanyak meskipun harus melewati beberapa unit kerja.
Biasanya, petugas tata usaha dari unit terkait sudah menyediakan lembar disposisi ini, sehingga pimpinan cukup mengisi bagian instruksi dan penerusan surat. Ukuran standar lembar ini biasanya setengah dari kertas kuarto.
Folder
Folder adalah semacam map terbuka tanpa penutup, berfungsi sebagai tempat menyimpan dokumen. Di bagian atasnya terdapat tab, yaitu bagian yang menonjol untuk menandai isi dari dokumen yang tersimpan.
Lipatan dasar folder bisa diatur sesuai kebutuhan agar dapat menampung lebih banyak berkas. Folder umumnya dibuat dari bahan kertas manila berukuran 35 cm x 24 cm, dengan ukuran tab sekitar 8–9 cm panjangnya dan lebar 2 cm.
Folder menjadi unit terkecil dalam pengelompokan dokumen sesuai tema atau permasalahan tertentu.
Guide (Pemisah Berkas)
Guide adalah alat penanda dan pemisah antar folder dalam tempat penyimpanan dokumen. Bentuknya persegi panjang dan dibuat dari kertas tebal dengan ukuran 33–35 cm panjang dan tinggi 23–24 cm.
Guide memiliki tab di bagian atas yang digunakan untuk menuliskan kode klasifikasi, serta disusun secara berdiri agar mudah dikenali.
Tickler File (Pengingat Arsip)
Tickler file merupakan kotak khusus yang digunakan untuk menyimpan kartu pengingat, seperti kartu kendali atau kartu peminjaman arsip. Alat ini membantu dalam mengatur jadwal pengarsipan atau pengembalian dokumen secara lebih teratur.
Filing Cabinet
Filing cabinet adalah lemari laci logam yang dirancang khusus untuk menyimpan folder-folder berisi arsip dan guide-nya.
Umumnya memiliki empat laci dan terbuat dari bahan tahan panas, air, serta kokoh, sehingga cocok untuk menyimpan dokumen penting dengan aman dan praktis.
Buku Agenda
Buku agenda adalah buku yang berisi kolom-kolom pencatatan data surat yang diterima atau dikirim.
Buku ini berfungsi sebagai alat bantu dalam pelacakan surat yang sudah diarsipkan, dan biasanya menjadi rujukan pertama saat ingin menemukan kembali dokumen yang telah disimpan.
Macam-macam Surat Masuk dan Surat Keluar
Dalam lingkungan organisasi atau perusahaan, terdapat tiga macam surat masuk dan keluar yang umum digunakan. Ketiganya memiliki karakteristik dan fungsi yang berbeda-beda, yaitu sebagai berikut:
Surat Pribadi
Surat pribadi adalah surat yang ditujukan secara langsung kepada individu tertentu yang menjabat sebagai pegawai atau pejabat di sebuah instansi.
Jenis surat ini bersifat personal, meskipun bisa dikirim oleh individu, organisasi, atau lembaga lain kepada penerima yang dituju secara khusus.
Surat Dinas
Surat dinas merupakan surat resmi yang digunakan untuk keperluan administratif dan biasanya ditujukan antarinstansi atau antarunit dalam satu lembaga. Surat jenis ini bersifat formal dan dapat dibedakan menjadi beberapa kategori, yaitu:
-Surat dinas biasa yang dipakai untuk keperluan sehari-hari
-Surat dinas penting yang berisi informasi penting terkait tugas dan wewenang
-Surat dinas rahasia yang hanya boleh diketahui oleh pihak tertentu saja
Surat Niaga
Surat niaga adalah surat yang dibuat dan dikirim oleh pelaku usaha atau badan perusahaan untuk menyampaikan hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan bisnis.
Surat ini umumnya berisi urusan dagang atau transaksi komersial antarperusahaan maupun dengan pelanggan.
Sebagai penutup, surat masuk dan surat keluar adalah bagian penting dari komunikasi tertulis yang perlu dikelola secara tepat demi kelancaran aktivitas sebuah organisasi atau perusahaan.